Hoe je een Fyrebox-quiz naar je Zoom-deelnemers stuurt

0Voordat je begint

Er zijn een paar dingen die klaar moeten staan voordat je Fyrebox aan Zoom koppelt. Zorg dat je hebt:

• Een Fyrebox-account met minstens één quiz die klaarstaat om te versturen. Heb je er nog geen, dan kun je je gratis aanmelden en een van onze sjablonen gebruiken.
• Een Zoom-account met een Pro-abonnement of hoger. Zoom stelt de deelnemerslijst niet beschikbaar voor Basic-accounts (gratis), dus de quiz-aflevering na de vergadering werkt alleen met Pro, Business of Enterprise.
• Minstens één geplande aankomende vergadering of webinar in je Zoom-account — zo weet Fyrebox aan welke sessie de quiz gekoppeld moet worden.

1Open het Integraties-paneel in Fyrebox

Log in op Fyrebox en ga naar Account → Integraties. Je ziet een lijst met externe diensten waarmee Fyrebox kan koppelen. Zoek de Zoom-tegel op en klik op «Zoom koppelen». Hiermee opent het beveiligde Zoom-autorisatievenster in een nieuw tabblad.

2Geef Fyrebox toestemming in Zoom

Zoom vraagt je te bevestigen dat je Fyrebox toegang tot je account wilt geven. Bekijk de gevraagde rechten, log zo nodig in met je Zoom-gegevens en klik op «Toestaan». Je wordt teruggeleid naar Fyrebox en de integratie wordt gemarkeerd als gekoppeld. Dit hoef je maar één keer te doen.

Wat Fyrebox vraagt, en waarom

• user:read:user —om je Zoom-abonnementsniveau (Basic / Pro / Business) te bepalen zodat de editor je kan waarschuwen als je account de functie niet kan gebruiken.
• meeting:read:list_upcoming_meetings —help_zoom_scope_meeting_list
• meeting:read:list_past_participants —help_zoom_scope_meeting_participants
• webinar:read:list_webinars —help_zoom_scope_webinar_list
• webinar:read:list_past_participants —help_zoom_scope_webinar_participants

3Koppel een quiz aan een vergadering of webinar

Open de quiz die je naar je Zoom-deelnemers wilt sturen en klik in de quiz-editor op het tabblad Integraties. Je ziet je gekoppelde Zoom-account en een lijst met je komende vergaderingen en webinars. Vink het vakje naast een vergadering aan om deze quiz eraan te koppelen. Je kunt ook «Verstuur na elke vergadering» aanvinken om de quiz met één klik toe te passen op al je toekomstige Zoom-vergaderingen.

4Leid je vergadering zoals gewoonlijk

Tijdens de sessie zelf is er niets extra's te doen. Houd je Zoom-vergadering of webinar gewoon zoals altijd. Zodra Zoom de vergadering markeert als beëindigd, meldt het dit aan Fyrebox, haalt Fyrebox de deelnemerslijst op bij Zoom en wordt er naar elke geregistreerde deelnemer een e-mail verstuurd met een link naar je quiz. De hele opvolging is meestal binnen een minuut na het einde van het gesprek afgerond.

5Bekijk de resultaten

Open je quiz in Fyrebox en klik op het tabblad Resultaten. Je ziet elke deelnemer die de quiz heeft afgerond, zijn score, zijn antwoorden en hoelang hij erover deed. Gebruik deze data om kennishiaten op te sporen, webinar-leads te kwalificeren of tevredenheid te meten — wat het doel van de quiz ook was. De resultaten zijn in real time beschikbaar terwijl deelnemers de quiz afronden.

Probleemoplossing

Als de quiz-e-mail niet is verstuurd zoals je verwachtte, is het probleem bijna altijd een van het volgende:

• Er zijn geen e-mails verstuurd na afloop van de vergadering.
  Dit betekent meestal dat registratie niet was ingeschakeld voor de vergadering (waardoor Zoom geen deelnemers-e-mails kan delen), of dat je Zoom-account op het Basic-abonnement zit (dat het ophalen van deelnemers blokkeert). Open de quiz-editor om de waarschuwing te zien, of controleer je Zoom-abonnement op zoom.us/account.
• Sommige deelnemers kregen de quiz wel, anderen niet.
  Zoom neemt alleen geregistreerde deelnemers op in de deelnemerslijst. Iedereen die zonder registratie aan de vergadering deelnam, verschijnt niet, dus Fyrebox kan deze persoon niet mailen. De host (jij) wordt ook bewust overgeslagen — je hoeft de quiz die je zelf hebt gemaakt niet in je eigen inbox te krijgen.
• Het Zoom-gedeelte in mijn quiz-editor is leeg.
  Misschien heb je de integratie ontkoppeld, of is je Zoom-token verlopen. Ga naar Account → Integraties en koppel Zoom opnieuw. De verbinding vernieuwt zich daarna automatisch.
• Ik zie mijn webinars niet in de lijst.
  Webinars zijn een betaalde add-on bij Zoom en verschijnen alleen als je account een Webinars-licentie heeft. Als je alleen reguliere vergaderingen hebt, is dat geen probleem — de meeste gebruikers werken in de praktijk met de vergaderingenlijst.
• Ik kom er nog steeds niet uit — wat nu?
  Stuur ons een bericht via de supportpagina met de naam van je Zoom-vergadering en ongeveer wanneer deze is geëindigd. We controleren de integratielogs aan onze kant en komen binnen één werkdag bij je terug.

Hoe je ontkoppelt of verwijdert

Je kunt de integratie op twee plekken ontkoppelen — Fyrebox en de Zoom App Marketplace. Beide breken de verbinding; voor een volledige opschoning raden we beide aan.

Ontkoppelen binnen Fyrebox

Ga naar Account → Integraties, zoek de Zoom-tegel en klik op «Ontkoppelen». Hiermee worden je Zoom-toegangstokens direct uit de database van Fyrebox verwijderd. Quizzen die aan Zoom-vergaderingen waren gekoppeld blijven in je account staan — alleen de trigger wordt verwijderd.

Verwijderen uit de Zoom App Marketplace

Ga naar marketplace.zoom.us → Manage → Installed Apps, zoek Fyrebox in de lijst en klik op «Uninstall». Zoom stuurt Fyrebox een deauthorisatiesignaal en wij verwijderen automatisch je tokens en de integratie aan onze kant. Voor een schone verwijdering raden we deze route aan.

Privacy en gegevensverwerking

Fyrebox leest alleen wat nodig is om de quiz af te leveren en geeft de rest aan jou terug. Dit is precies waar we bij komen:

Wat Fyrebox uit Zoom leest

• Je lijst met komende vergaderingen en webinars, zodat je kunt kiezen welke een quiz activeren.
• De deelnemerslijst na afloop van een vergadering — namen, e-mailadressen en tijdstempels van binnenkomst/vertrek — om te weten naar wie de quiz gemaild moet worden.
• Je Zoom-gebruikersprofiel (naam, e-mail, type abonnement) zodat de editor je kan waarschuwen als je account de functie na de vergadering niet kan gebruiken.

Wat Fyrebox opslaat

• Je Zoom-OAuth-tokens (zodat de integratie tussen sessies door blijft werken). Tokens worden versleuteld opgeslagen in rust.
• Een log van welke quiz naar welke deelnemer is verstuurd na welke vergadering — zodat we dubbele pogingen kunnen ontdubbelen en je kunt zien wie de quiz heeft afgerond. We slaan GEEN deelnemersdata op buiten wat strikt noodzakelijk is voor het werken van de integratie.

Waar Fyrebox NOOIT toegang toe heeft

• Vergaderopnamen, transcripties of welke video-/audio-inhoud dan ook.
• Chatberichten in de vergadering of gedeelde bestanden.
• Andere vergaderingen, webinars of contacten buiten de host die de integratie heeft gekoppeld.