Cómo enviar un quiz de Fyrebox a los asistentes de su reunión Zoom

0Antes de empezar

Hay algunas cosas que debe tener listas antes de conectar Fyrebox a Zoom. Asegúrese de tener:

• Una cuenta de Fyrebox con al menos un quiz creado y listo para enviar. Si todavía no tiene uno, puede registrarse gratis y usar cualquiera de nuestras plantillas.
• Una cuenta Zoom en el plan Pro o superior. Zoom no expone la lista de asistentes a las cuentas Basic (gratuitas), por lo que el envío del quiz después de la reunión solo funciona con Pro, Business o Enterprise.
• Al menos una reunión o webinar próximo programado en su cuenta de Zoom — así es como Fyrebox sabrá a qué sesión asociar el quiz.

1Abra el panel de Integraciones en Fyrebox

Inicie sesión en Fyrebox y vaya a Cuenta → Integraciones. Verá una lista de servicios externos con los que Fyrebox se conecta. Localice el bloque de Zoom y haga clic en «Conectar Zoom». Esto abre la ventana segura de autorización de Zoom en una nueva pestaña.

2Autorice Fyrebox en Zoom

Zoom le pedirá que confirme que desea conceder a Fyrebox acceso a su cuenta. Revise los permisos solicitados, inicie sesión con sus credenciales de Zoom si aún no lo ha hecho y haga clic en «Permitir». Volverá a Fyrebox y la integración aparecerá como conectada. Solo tiene que hacer esto una vez.

Qué pide Fyrebox y por qué

• user:read:user —para detectar el nivel de su plan de Zoom (Basic / Pro / Business) y que el editor pueda advertirle si su cuenta no puede usar la función.
• meeting:read:list_upcoming_meetings —help_zoom_scope_meeting_list
• meeting:read:list_past_participants —help_zoom_scope_meeting_participants
• webinar:read:list_webinars —help_zoom_scope_webinar_list
• webinar:read:list_past_participants —help_zoom_scope_webinar_participants

3Asocie un quiz a una reunión o webinar

Abra el quiz que desea enviar a los asistentes de Zoom y haga clic en la pestaña Integraciones del editor de quizzes. Verá su cuenta de Zoom conectada y la lista de sus reuniones y webinars próximos. Marque la casilla junto a cualquier reunión para asociar este quiz a ella. También puede marcar «Enviar después de cada reunión» para aplicar el quiz a todas sus futuras reuniones de Zoom con un solo clic.

4Imparta su reunión como de costumbre

No hay nada adicional que hacer durante la sesión. Lleve adelante su reunión o webinar de Zoom con normalidad. En el instante en que Zoom marca la reunión como finalizada, lo notifica a Fyrebox, Fyrebox obtiene la lista de asistentes desde Zoom y se envía un correo a cada participante registrado con un enlace para realizar su quiz. Todo el seguimiento suele completarse en menos de un minuto tras finalizar la llamada.

5Revise los resultados

Abra su quiz en Fyrebox y haga clic en la pestaña Resultados. Verá a cada asistente que completó el quiz, su puntuación, sus respuestas y cuánto tardó. Utilice estos datos para detectar carencias formativas, cualificar leads de webinars o medir la satisfacción — para lo que sea que diseñó el quiz. Los resultados están disponibles en tiempo real a medida que los participantes terminan el quiz.

Solución de problemas

Si el correo del quiz no se envió como esperaba, el problema casi siempre es uno de los siguientes:

• No se envió ningún correo después de terminar la reunión.
  Esto suele significar que la reunión no tenía el registro habilitado (por lo que Zoom no tiene correos de asistentes que compartir) o que su cuenta de Zoom está en el plan Basic (que bloquea la obtención de asistentes). Abra el editor de quizzes para ver la advertencia o consulte su plan de Zoom en zoom.us/account.
• Algunos asistentes recibieron el quiz y otros no.
  Zoom solo incluye en la lista a los participantes registrados. Cualquiera que se haya unido a la reunión sin pasar por el registro no aparecerá, así que Fyrebox no puede enviarle el correo. El anfitrión (usted) también se omite intencionadamente — no necesita el quiz que ha creado en su propia bandeja de entrada.
• La sección de Zoom en mi editor de quizzes está vacía.
  Es posible que haya desconectado la integración o que su token de Zoom haya caducado. Vaya a Cuenta → Integraciones y vuelva a conectar Zoom. La conexión se renueva automáticamente a partir de ahí.
• No veo mis webinars en la lista.
  Los webinars son un complemento de pago en Zoom y solo aparecen si su cuenta tiene la licencia de Webinars. Si solo tiene reuniones habituales, es lo normal — la lista de reuniones es lo que la mayoría de los usuarios utiliza en la práctica.
• Sigo sin poder resolverlo — ¿y ahora qué?
  Envíenos un mensaje desde la página de soporte con el nombre de su reunión de Zoom y aproximadamente cuándo terminó. Revisaremos los registros de la integración por nuestra parte y le responderemos en un día hábil.

Cómo desconectar o desinstalar

Puede desconectar la integración en dos lugares — Fyrebox y el Zoom App Marketplace. Cualquiera de los dos rompe la conexión; recomendamos hacer ambos si quiere una limpieza completa.

Desconectar desde Fyrebox

Vaya a Cuenta → Integraciones, localice el bloque de Zoom y haga clic en «Desconectar». Esto elimina inmediatamente sus tokens de acceso de Zoom de la base de datos de Fyrebox. Los quizzes que estaban asociados a reuniones de Zoom permanecen en su cuenta — solo se elimina el desencadenante.

Desinstalar desde el Zoom App Marketplace

Vaya a marketplace.zoom.us → Manage → Installed Apps, localice Fyrebox en la lista y haga clic en «Uninstall». Zoom enviará a Fyrebox una señal de desautorización y eliminaremos automáticamente sus tokens y la integración por nuestra parte. Esta es la vía recomendada para una desinstalación limpia.

Privacidad y tratamiento de datos

Fyrebox solo lee lo necesario para enviar el quiz y le devuelve el resto. Esto es exactamente a lo que accedemos:

Lo que Fyrebox lee de Zoom

• Su lista de reuniones y webinars próximos, para que pueda elegir cuáles activan un quiz.
• La lista de asistentes al terminar la reunión — nombres, direcciones de correo y marcas de tiempo de entrada/salida — para saber a quién enviar el quiz.
• Su perfil de usuario de Zoom (nombre, correo, tipo de plan) para que el editor pueda advertirle si su cuenta no puede usar la función post-reunión.

Lo que Fyrebox almacena

• Sus tokens OAuth de Zoom (para que la integración siga funcionando entre sesiones). Los tokens se almacenan cifrados en reposo.
• Un registro de qué quiz se envió a qué asistente después de qué reunión — para poder deduplicar reintentos y permitirle ver quién completó el quiz. NO almacenamos datos de los asistentes más allá de lo estrictamente necesario para que la integración funcione.

A lo que Fyrebox NUNCA accede

• Grabaciones de reuniones, transcripciones o cualquier contenido de vídeo/audio.
• Mensajes del chat dentro de la reunión o archivos compartidos.
• Cualquier otra reunión, webinar o contacto fuera del anfitrión que ha conectado la integración.