Näin lähetät Fyrebox-visan Zoom-kokouksesi osallistujille

0Ennen kuin aloitat

Ennen Fyreboxin yhdistämistä Zoomiin tarvitset muutaman asian. Varmista, että sinulla on:

• Fyrebox-tili, jossa on vähintään yksi valmis visa lähetettäväksi. Jos sellaista ei vielä ole, voit rekisteröityä ilmaiseksi ja käyttää mitä tahansa mallipohjaamme.
• Zoom-tili Pro-tilauksella tai korkeammalla. Zoom ei anna osallistujaluetteloa Basic-tileille (ilmainen), joten visan toimitus kokouksen jälkeen toimii vain Pro-, Business- tai Enterprise-tileillä.
• Vähintään yhden tulevan kokouksen tai webinaarin ajastettuna Zoom-tilillesi — näin Fyrebox tietää, mihin istuntoon visa liitetään.

1Avaa Integraatiot-paneeli Fyreboxissa

Kirjaudu Fyreboxiin ja siirry kohtaan Tili → Integraatiot. Näet luettelon kolmannen osapuolen palveluista, joihin Fyrebox yhdistyy. Etsi Zoom-ruutu ja napsauta «Yhdistä Zoom». Turvallinen Zoomin valtuutusikkuna avautuu uuteen välilehteen.

2Valtuuta Fyrebox Zoomissa

Zoom pyytää vahvistamaan, että haluat myöntää Fyreboxille pääsyn tiliisi. Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet, kirjaudu Zoom-tunnuksillasi, jos et vielä ole, ja napsauta «Salli». Sinut ohjataan takaisin Fyreboxiin ja integraatio merkitään yhdistetyksi. Tämä tehdään vain kerran.

Mitä Fyrebox pyytää ja miksi

• user:read:user —tunnistaakseen Zoom-tilauksesi tason (Basic / Pro / Business), jotta editori voi varoittaa, jos tilisi ei voi käyttää ominaisuutta.
• meeting:read:list_upcoming_meetings —help_zoom_scope_meeting_list
• meeting:read:list_past_participants —help_zoom_scope_meeting_participants
• webinar:read:list_webinars —help_zoom_scope_webinar_list
• webinar:read:list_past_participants —help_zoom_scope_webinar_participants

3Liitä visa kokoukseen tai webinaariin

Avaa visa, jonka haluat lähettää Zoom-osallistujille, ja napsauta visaeditorissa Integraatiot-välilehteä. Näet yhdistetyn Zoom-tilisi sekä luettelon tulevista kokouksista ja webinaareista. Merkitse valintaruutu minkä tahansa kokouksen kohdalla liittääksesi tämän visan siihen. Voit myös merkitä «Lähetä jokaisen kokouksen jälkeen» ja ottaa visan käyttöön kaikissa tulevissa Zoom-kokouksissa yhdellä napsautuksella.

4Pidä kokous tavalliseen tapaan

Itse istunnon aikana ei tarvitse tehdä mitään ylimääräistä. Vedä Zoom-kokous tai webinaari normaalisti. Heti kun Zoom merkitsee kokouksen päättyneeksi, se ilmoittaa Fyreboxille, Fyrebox hakee osallistujaluettelon Zoomista ja jokaiselle ilmoittautuneelle osallistujalle lähtee sähköposti, jossa on linkki visaasi. Koko jälkihoito valmistuu yleensä minuutin sisällä puhelun päättymisestä.

5Tarkastele tuloksia

Avaa visasi Fyreboxissa ja napsauta Tulokset-välilehteä. Näet jokaisen osallistujan, joka suoritti visan, hänen pistemääränsä, vastauksensa ja käytetyn ajan. Käytä näitä tietoja koulutusaukkojen havaitsemiseen, webinaarin liidien pisteytykseen tai tyytyväisyyden mittaamiseen — sen mukaan, mihin visa oli tarkoitettu. Tulokset ovat saatavilla reaaliajassa sitä mukaa kuin osallistujat suorittavat visan.

Vianmääritys

Jos visasähköposti ei lähtenyt odotetusti, syy on lähes aina jokin seuraavista:

• Kokouksen päätyttyä ei lähetetty yhtään sähköpostia.
  Yleensä tämä tarkoittaa, ettei kokouksessa ollut ilmoittautumista käytössä (jolloin Zoomilla ei ole osallistujien sähköpostiosoitteita) tai Zoom-tilisi on Basic-tilauksella (joka estää osallistujien haun). Avaa visaeditori nähdäksesi varoituksen tai tarkista Zoom-tilauksesi osoitteessa zoom.us/account.
• Osa osallistujista sai visan, osa ei.
  Zoom sisällyttää osallistujaluetteloon vain ilmoittautuneet osallistujat. Kuka tahansa, joka liittyi kokoukseen ilmoittautumatta, ei näy siellä, joten Fyreboxilla ei ole tapaa lähettää hänelle viestiä. Isäntä (sinä) ohitetaan myös tarkoituksella — et tarvitse postilaatikkoosi visaa, jonka itse loit.
• Zoom-osio visaeditorissani on tyhjä.
  Olet ehkä katkaissut integraation tai Zoom-tunnuksesi on vanhentunut. Siirry kohtaan Tili → Integraatiot ja yhdistä Zoom uudelleen. Yhteys päivittyy jatkossa automaattisesti.
• En näe webinaarejani luettelossa.
  Webinaarit ovat Zoomissa maksullinen lisäosa ja näkyvät vain, jos tililläsi on Webinars-lisenssi. Jos sinulla on vain tavallisia kokouksia, se on aivan hyvä — kokousluettelo on se, mitä useimmat käyttäjät oikeasti käyttävät.
• Olen yhä jumissa — mitä nyt?
  Lähetä meille viesti tukisivulta ja kerro Zoom-kokouksesi nimi ja suunnilleen milloin se päättyi. Tarkistamme integraation lokit omalta puoleltamme ja vastaamme yhden työpäivän kuluessa.

Näin katkaiset yhteyden tai poistat sovelluksen

Voit katkaista integraation kahdessa paikassa — Fyreboxissa ja Zoom App Marketplacessa. Kumpi tahansa katkaisee yhteyden; suosittelemme molempia, jos haluat siivota kaiken.

Yhteyden katkaisu Fyreboxissa

Siirry kohtaan Tili → Integraatiot, etsi Zoom-ruutu ja napsauta «Katkaise yhteys». Tämä poistaa Zoom-käyttöoikeustunnuksesi Fyreboxin tietokannasta välittömästi. Zoom-kokouksiin liitetyt visat säilyvät tililläsi — vain laukaisin poistetaan.

Poisto Zoom App Marketplacesta

Siirry osoitteeseen marketplace.zoom.us → Manage → Installed Apps, etsi Fyrebox luettelosta ja napsauta «Uninstall». Zoom lähettää Fyreboxille valtuutuksen peruutussignaalin, ja me poistamme tunnuksesi ja integraation automaattisesti omalta puoleltamme. Tämä on suositeltu reitti, jos haluat siistin poiston.

Yksityisyys ja tietojen käsittely

Fyrebox lukee vain sen, mitä se tarvitsee visan toimittamiseen, ja näyttää loput sinulle. Tässä täsmälleen se, mihin kosketamme:

Mitä Fyrebox lukee Zoomista

• Tulevien kokoustesi ja webinaariesi luettelon, jotta voit valita, mitkä käynnistävät visan.
• Osallistujaluettelon kokouksen päätyttyä — nimet, sähköpostiosoitteet sekä liittymis- ja poistumisajat — jotta tiedämme, kenelle visa lähetetään.
• Zoom-käyttäjäprofiilisi (nimi, sähköposti, tilaustyyppi), jotta editori voi varoittaa, jos tilisi ei voi käyttää kokouksen jälkeistä ominaisuutta.

Mitä Fyrebox tallentaa

• Zoomin OAuth-tunnuksesi (jotta integraatio toimii istuntojen välillä). Tunnukset tallennetaan salattuina.
• Merkinnän siitä, mikä visa lähetettiin kenelle osallistujalle minkä kokouksen jälkeen — jotta voimme poistaa kaksoiskappaleet uudelleenyrityksissä ja jotta näet, kuka suoritti visan. EMME tallenna osallistujatietoja enempää kuin integraation toiminta ehdottomasti vaatii.

Mihin Fyrebox EI KOSKAAN pääse

• Kokoustallenteisiin, litterointeihin tai mihinkään video- tai äänisisältöön.
• Kokouksen aikaisiin chat-viesteihin tai jaettuihin tiedostoihin.
• Mihinkään muihin kokouksiin, webinaareihin tai yhteystietoihin kuin isäntään, joka yhdisti integraation.