Πώς να στείλετε ένα κουίζ Fyrebox στους συμμετέχοντες της συνάντησης Zoom

0Πριν ξεκινήσετε

Υπάρχουν μερικά πράγματα που θα πρέπει να είναι έτοιμα πριν συνδέσετε το Fyrebox με το Zoom. Βεβαιωθείτε ότι έχετε:

• Έναν λογαριασμό Fyrebox με τουλάχιστον ένα κουίζ έτοιμο για αποστολή. Αν δεν έχετε ακόμη, μπορείτε να εγγραφείτε δωρεάν και να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα πρότυπά μας.
• Έναν λογαριασμό Zoom στο πρόγραμμα Pro ή ανώτερο. Το Zoom δεν εκθέτει τη λίστα συμμετεχόντων στους λογαριασμούς Basic (δωρεάν), επομένως η αποστολή κουίζ μετά τη συνάντηση λειτουργεί μόνο για Pro, Business ή Enterprise.
• Τουλάχιστον μία επερχόμενη συνάντηση ή διαδικτυακό σεμινάριο προγραμματισμένο στον λογαριασμό σας Zoom — έτσι θα ξέρει το Fyrebox σε ποια συνεδρία να επισυνάψει το κουίζ.

1Ανοίξτε τον πίνακα Ενσωματώσεις στο Fyrebox

Συνδεθείτε στο Fyrebox και μεταβείτε στο Λογαριασμός → Ενσωματώσεις. Θα δείτε μια λίστα υπηρεσιών τρίτων με τις οποίες συνδέεται το Fyrebox. Εντοπίστε το πλακίδιο Zoom και κάντε κλικ στο «Σύνδεση Zoom». Αυτό ανοίγει το ασφαλές παράθυρο εξουσιοδότησης του Zoom σε νέα καρτέλα.

2Εξουσιοδοτήστε το Fyrebox στο Zoom

Το Zoom θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να παραχωρήσετε στο Fyrebox πρόσβαση στον λογαριασμό σας. Ελέγξτε τα ζητούμενα δικαιώματα, συνδεθείτε με τα διαπιστευτήρια Zoom αν δεν έχετε ήδη, και κάντε κλικ στο «Να επιτραπεί». Θα ανακατευθυνθείτε πίσω στο Fyrebox και η ενσωμάτωση θα σημανθεί ως συνδεδεμένη. Αυτό χρειάζεται να γίνει μόνο μία φορά.

Τι ζητά το Fyrebox και γιατί

• user:read:user —για να εντοπίσει το επίπεδο του προγράμματος Zoom (Basic / Pro / Business) ώστε ο επεξεργαστής να σας προειδοποιεί αν ο λογαριασμός σας δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία.
• meeting:read:list_upcoming_meetings —help_zoom_scope_meeting_list
• meeting:read:list_past_participants —help_zoom_scope_meeting_participants
• webinar:read:list_webinars —help_zoom_scope_webinar_list
• webinar:read:list_past_participants —help_zoom_scope_webinar_participants

3Επισυνάψτε ένα κουίζ σε συνάντηση ή διαδικτυακό σεμινάριο

Ανοίξτε το κουίζ που θέλετε να στείλετε στους συμμετέχοντες του Zoom και κάντε κλικ στην καρτέλα Ενσωματώσεις στον επεξεργαστή κουίζ. Θα δείτε τον συνδεδεμένο λογαριασμό Zoom και μια λίστα των επερχόμενων συναντήσεων και διαδικτυακών σεμιναρίων. Σημειώστε το πλαίσιο δίπλα σε οποιαδήποτε συνάντηση για να επισυνάψετε αυτό το κουίζ σε αυτή. Μπορείτε επίσης να σημειώσετε το «Αποστολή μετά από κάθε συνάντηση» για να εφαρμόσετε το κουίζ σε όλες τις μελλοντικές σας συναντήσεις Zoom με ένα κλικ.

4Διεξάγετε τη συνάντησή σας ως συνήθως

Δεν υπάρχει τίποτα επιπλέον να κάνετε κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Διεξάγετε τη συνάντηση ή το διαδικτυακό σεμινάριο Zoom κανονικά. Τη στιγμή που το Zoom σημειώνει τη συνάντηση ως ολοκληρωμένη, ειδοποιεί το Fyrebox, το Fyrebox ανακτά τη λίστα συμμετεχόντων από το Zoom και αποστέλλεται email σε κάθε εγγεγραμμένο συμμετέχοντα με σύνδεσμο για το κουίζ. Όλη η παρακολούθηση ολοκληρώνεται συνήθως μέσα σε ένα λεπτό από τη λήξη της κλήσης.

5Δείτε τα αποτελέσματα

Ανοίξτε το κουίζ σας στο Fyrebox και κάντε κλικ στην καρτέλα Αποτελέσματα. Θα δείτε κάθε συμμετέχοντα που ολοκλήρωσε το κουίζ, τη βαθμολογία του, τις απαντήσεις του και πόσο χρόνο χρειάστηκε. Χρησιμοποιήστε αυτά τα δεδομένα για να εντοπίσετε κενά εκπαίδευσης, να αξιολογήσετε leads από διαδικτυακά σεμινάρια ή να μετρήσετε την ικανοποίηση — ό,τι κι αν είχατε σχεδιάσει το κουίζ να κάνει. Τα αποτελέσματα είναι διαθέσιμα σε πραγματικό χρόνο καθώς οι συμμετέχοντες ολοκληρώνουν το κουίζ.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Αν το email του κουίζ δεν στάλθηκε όπως περιμένατε, το πρόβλημα είναι σχεδόν πάντα ένα από τα παρακάτω:

• Δεν στάλθηκαν email μετά τη λήξη της συνάντησης.
  Αυτό συνήθως σημαίνει είτε ότι η συνάντηση δεν είχε ενεργοποιημένη εγγραφή (οπότε το Zoom δεν έχει email συμμετεχόντων να μοιραστεί), είτε ότι ο λογαριασμός Zoom σας είναι στο πρόγραμμα Basic (που μπλοκάρει την ανάκτηση συμμετεχόντων). Ανοίξτε τον επεξεργαστή κουίζ για να δείτε την προειδοποίηση, ή ελέγξτε το πρόγραμμα Zoom σας στο zoom.us/account.
• Ορισμένοι συμμετέχοντες έλαβαν το κουίζ, άλλοι όχι.
  Το Zoom συμπεριλαμβάνει στη λίστα συμμετεχόντων μόνο τους εγγεγραμμένους. Όποιος συνδέθηκε στη συνάντηση χωρίς να περάσει από την εγγραφή δεν θα εμφανιστεί, επομένως το Fyrebox δεν έχει τρόπο να του στείλει email. Ο διοργανωτής (εσείς) επίσης παραλείπεται σκόπιμα — δεν χρειάζεστε στο δικό σας εισερχόμενο το κουίζ που δημιουργήσατε.
• Η ενότητα Zoom στον επεξεργαστή κουίζ μου είναι κενή.
  Ίσως αποσυνδέσατε την ενσωμάτωση ή έληξε το token Zoom σας. Μεταβείτε στο Λογαριασμός → Ενσωματώσεις και επανασυνδέστε το Zoom. Η σύνδεση ανανεώνεται έπειτα αυτόματα.
• Δεν βλέπω τα διαδικτυακά σεμινάριά μου στη λίστα.
  Τα διαδικτυακά σεμινάρια είναι ένα επί πληρωμή πρόσθετο του Zoom και εμφανίζονται μόνο αν ο λογαριασμός σας διαθέτει την άδεια Webinars. Αν έχετε μόνο κανονικές συναντήσεις, αυτό είναι μια χαρά — η λίστα συναντήσεων είναι αυτή που οι περισσότεροι χρήστες πραγματικά χρησιμοποιούν.
• Είμαι ακόμη κολλημένος — και τώρα τι;
  Στείλτε μας ένα μήνυμα από τη σελίδα υποστήριξης με το όνομα της συνάντησής σας Zoom και περίπου πότε ολοκληρώθηκε. Θα ελέγξουμε τα αρχεία καταγραφής της ενσωμάτωσης από την πλευρά μας και θα επανέλθουμε σε εσάς εντός μίας εργάσιμης ημέρας.

Πώς να αποσυνδεθείτε ή να απεγκαταστήσετε

Μπορείτε να αποσυνδέσετε την ενσωμάτωση σε δύο σημεία — στο Fyrebox και στο Zoom App Marketplace. Οποιοδήποτε από τα δύο διακόπτει τον σύνδεσμο· συνιστούμε και τα δύο αν θέλετε πλήρη εκκαθάριση.

Αποσύνδεση μέσα από το Fyrebox

Μεταβείτε στο Λογαριασμός → Ενσωματώσεις, εντοπίστε το πλακίδιο Zoom και κάντε κλικ στο «Αποσύνδεση». Αυτό διαγράφει αμέσως τα tokens πρόσβασης Zoom από τη βάση δεδομένων του Fyrebox. Τα κουίζ που είχαν επισυναφθεί σε συναντήσεις Zoom παραμένουν στον λογαριασμό σας — αφαιρείται μόνο το trigger.

Απεγκατάσταση από το Zoom App Marketplace

Μεταβείτε στο marketplace.zoom.us → Manage → Installed Apps, εντοπίστε το Fyrebox στη λίστα και κάντε κλικ στο «Uninstall». Το Zoom θα στείλει στο Fyrebox σήμα αποεξουσιοδότησης και θα διαγράψουμε τα tokens σας και θα αφαιρέσουμε την ενσωμάτωση από την πλευρά μας αυτόματα. Αυτή είναι η συνιστώμενη διαδρομή για μια καθαρή απεγκατάσταση.

Απόρρητο και διαχείριση δεδομένων

Το Fyrebox διαβάζει μόνο όσα χρειάζεται για να παραδώσει το κουίζ και σας επιστρέφει τα υπόλοιπα. Δείτε ακριβώς σε τι έχουμε πρόσβαση:

Τι διαβάζει το Fyrebox από το Zoom

• Τη λίστα των επερχόμενων συναντήσεων και διαδικτυακών σεμιναρίων σας, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ποια ενεργοποιούν ένα κουίζ.
• Τη λίστα συμμετεχόντων μετά τη λήξη μιας συνάντησης — ονόματα, διευθύνσεις email και χρονικές σημάνσεις σύνδεσης/αποχώρησης — για να γνωρίζουμε σε ποιους θα σταλεί το κουίζ.
• Το προφίλ χρήστη Zoom (όνομα, email, τύπος προγράμματος) ώστε ο επεξεργαστής να σας προειδοποιεί αν ο λογαριασμός σας δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία μετά τη συνάντηση.

Τι αποθηκεύει το Fyrebox

• Τα tokens OAuth Zoom σας (ώστε η ενσωμάτωση να συνεχίζει να λειτουργεί μεταξύ συνεδριών). Τα tokens αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα σε ηρεμία.
• Ένα αρχείο καταγραφής του ποιο κουίζ στάλθηκε σε ποιον συμμετέχοντα μετά από ποια συνάντηση — ώστε να μπορούμε να αποτρέπουμε διπλές επαναποστολές και να σας επιτρέπουμε να βλέπετε ποιος ολοκλήρωσε το κουίζ. ΔΕΝ αποθηκεύουμε δεδομένα συμμετεχόντων πέραν όσων είναι αυστηρά αναγκαία για να λειτουργήσει η ενσωμάτωση.

Σε τι ΠΟΤΕ δεν αποκτά πρόσβαση το Fyrebox

• Καταγραφές συναντήσεων, απομαγνητοφωνήσεις ή οποιοδήποτε περιεχόμενο βίντεο/ήχου.
• Μηνύματα chat εντός της συνάντησης ή κοινόχρηστα αρχεία.
• Οποιεσδήποτε άλλες συναντήσεις, διαδικτυακά σεμινάρια ή επαφές πέραν του διοργανωτή που συνέδεσε την ενσωμάτωση.